Política de protección de datos

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES Y ATENCIÓN DE SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE
CONFORMIDAD CON LA LEY 1581 DE 2012 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE
2013

I. PROPÓSITO.
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013
sobre el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que GONZALEZ REY
ABOGADOS S.A.S., en condición de responsable de manejo de datos personales, realice el
tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando
asimismo los derechos de los titulares de los datos.

II. RESPONSABLE.
Denominación:
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S.
Dirección:
CARRERA 13 A 89 38 of 513
Ciudad:
BOGOTA
Correo Electrónico:
gonzalezreyabogados@gmail.com
Teléfono:
3044337309

III. DEFINICIONES

Definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
d) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
e) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
i) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es Responsable el Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
j) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

IV. PRINCIPIOS.
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán
respetados por GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S en los procesos de Tratamiento de datos
personales.

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se
refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la
Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por GONZALEZ
REY ABOGADOS S.A.S. debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada
al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse
el derecho del Titular a obtener de GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S o del Encargado
del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GONZALEZ
REY ABOGADOS S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

V. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS.
En el desarrollo de sus actividades, GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S., realiza el tratamiento de
datos personales de los empleados, clientes, y proveedores; tratamiento que ejecuta directamente.
Asimismo, en caso que GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S comparta los datos con terceros
ubicados en Colombia y en exterior, se celebrará un Contrato para la Transferencia y/o Trasmisión
de Datos Personales, según corresponda, con el propósito de mantener la seguridad y protección de
los datos de conformidad con las reglas y estándares aplicables.
GONZALEZ REY ABOGADOS S.AS., tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los
datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades
de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo
momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de
conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de GONZALEZ
REY ABOGADOS S.A.S se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para
desarrollar su objeto social y cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. En
cumplimiento de la ley GONZALEZ REY ABOGADOS S.AS., únicamente recolecta datos personales,
y no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes ni datos sensibles.
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización,
transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y se realiza con las
siguientes finalidades específicas:
(i) Mantener comunicación constante y efectiva con nuestros clientes, usuarios y
proveedores y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados para
efectuar el tratamiento de sus datos personales.
(ii)
Ofrecer y promocionar, por cualquier medio, productos y servicios de GONZALEZ
REY ABOGADOS S.A.S
(iii)
Cumplir con el objeto social de la compañía, y realizar la gestión contable y
administrativa derivada de la misma.
(iv) Cumplir con las obligaciones que GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S., tenga a
cargo.
Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los
datos personales y la compañía.

VI. POLITICAS
6.1 AUTORIZACIÓN OTORGADA POR EL TITULAR
6.1.1 En el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular de los datos, la cual
debe ser obtenida a través del formato “Autorización Uso de Datos Personales”, o de cualquier otro
medio que para el efecto decida establecer GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S en el entendido
que todos ellos deberán permitir su consulta posterior.
6.1.2 Sin excepción alguna, para poder celebrar contratos y/o acceder a los servicios prestados por
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S., se debe realizar el procedimiento Autorización de Uso de
Datos Personales, el cual se encuentra disponible en el website www.gonzalezreyabogados.com.co
6.1.3 Cualquier dato positivo o negativo que repose en la base de datos sin contar con la autorización
otorgada por su titular, debe ser retirada y eliminada de manera inmediata, una vez se advierta la
ausencia de la misma como consecuencia de la solicitud del Titular, surtida a través del respectivo
reclamo.
6.1.4 EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO tendrá el deber de certificar que la información
suministrada cuenta con la autorización, de conformidad con lo previsto en la Ley.

6.2 EVENTOS EN QUE NO RESULTA NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.
La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes eventos:
a) La Información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
b) Se trate de Datos de naturaleza pública.
c) Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
d) El Tratamiento de datos personales esté autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e) Se trate de Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6.3 ENTREGA DE LA INFORMACIÓN A LOS TITULARES, SUS REPRESENTANTES LEGALES,
APODERADOS Y/O CAUSAHABIENTES.

6.3.1 GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
de datos personales, debe tener en cuenta las siguientes reglas al momento de atender las consultas
o reclamos que presenten los Titulares de la información personal, sus representantes legales,
apoderados y/o causahabientes:

a) Verificar la calidad de Titular de quien formula verbalmente una petición o consulta, así:

Si la petición o consulta se realiza personalmente en la oficina principal de GONZALEZ REY ABOGADOS
S.A.S, el interesado deberá dejar constancia mediante la exhibición de cualquier documento idóneo
que permita su identificación.
Tales documentos pueden ser:

• Si es mayor de edad: Cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.

• Si se tratare de una persona autorizada por el Titular, habrá de acompañar el respectivo
  poder otorgado ante notario público, o ante la primera autoridad política, en aquellos lugares
  en que no existe notaria; con la constancia de reconocimiento de la firma y contenido del
  documento.

• Si se tratare de un causahabiente, se acompañará registro civil de defunción del Titular y
  registro civil en el cual conste el parentesco con el Titular

b) Verificar que las consultas escritas estén debidamente suscritas por el Titular, quien debe acreditar
su calidad así:

i) Mediante la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación, de
conformidad con lo indicado en el literal a) precedente; o,
ii) Por cualquier otro medio que permita su identificación.,

c) Verificar que se acredite en debida forma, conforme a lo indicado en el literal a) anterior, la calidad
de representante legal, apoderado y/o causahabiente del Titular, cuando la petición o consulta se
presente por escrito por quien invoque alguna de esas calidades;

6.3.2 Las entidades públicas del poder ejecutivo, los órganos jurisdiccionales o de control y demás
dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa que soliciten información a
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento, deberán
indicar en la correspondiente solicitud, de manera expresa e inequívoca, la finalidad concreta para la
cual requieren la información solicitada y las funciones precisas que les han sido conferidas por la ley
relacionadas con dicha finalidad. Estas entidades, órganos y dependencias estarán sujetas al
cumplimiento de los deberes de los usuarios de información, previstos en la ley.

VII. DEBERES DE GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S. EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO.
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S. como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO deberá cumplir los
siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data. b)
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de la
autorización y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
i) Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez
se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del
Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido, o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la
Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el
Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De acuerdo con el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y
la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual
de permanecer en la base de datos.

IX. PROCEDIMIENTOS

9.1 CONSULTAS

Los Titulares, sus representantes legales, apoderados o causahabientes y demás personas que
autorice la Ley, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de
datos, en poder de GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S. y ésta en su condición de RESPONSABLE
DEL TRATAMIENTO Y/O ENCARGADA DEL TRATAMIENTO deberá suministrar a éstos toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta debe solicitarse en la Carrera 13ª 89 38 of 513 o a la dirección electrónica
gonzalezreyabogados@gmail.com

La consulta será atendida por GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S en un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora
y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 RECLAMOS

El Titular, su representante legal o sus causahabientes que consideren que la información contenida
en una base de datos que se encuentre en poder de GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S. deba ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, el cual
será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S. con la
   identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
   acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se
   requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para
   que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
   solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
   «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
   leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
   día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
   término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
   reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
   primer término.

4. Tales respuestas deberán ser remitidas a la dirección señalada por el titular en el momento de
   presentar su solicitud y, en el caso que no la haya especificado, se enviará a la última dirección
   registrada en GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S.

5. Las peticiones o los reclamos serán gestionados de acuerdo con los procedimientos establecidos
   al interior de GONZALEZ REY ABOGADSO S.A.S, debiéndose dejar copia de la respuesta como
   soporte de la gestión.

X. DEBER DE MANIFESTAR QUE DETERMINADA INFORMACIÓN SE ENCUENTRA EN
DISCUSIÓN POR PARTE DE SU TITULAR.

Con fundamento en el deber establecido en el numeral 1, del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012,
corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO informar que determinada información se
encuentra en discusión por parte de su titular para que incluya la leyenda de “reclamo en trámite”.
Si EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de la información resuelve el reclamo presentado por el
titular de información dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de radicación, no habrá
lugar a informar al ENCARGADO DEL TRATAMIENTO que el reporte se encuentra en discusión.
Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio comunique a GONZALEZ REY ABOGADOS
S.A.S el inicio de una actuación administrativa o notifique la apertura de una investigación tendiente
a determinar la procedencia de la eliminación, actualización o rectificación del dato de un titular
específico, éstas deberán informar al RESPONSABLE de la Información, según corresponda, dentro
de los dos (2) días hábiles siguientes para que se incluya la leyenda de “actuación administrativa o
investigación en trámite”, la cual permanecerá hasta que quede en firme la decisión de la Entidad.
En los casos en que el Titular reclame por suplantación de identidad, GONZALEZ REY ABOGADOS
S.A.S. deberá incluir la leyenda respectiva respecto del Titular y de la obligación u obligaciones que
afectan a éste con la suplantación. En todo caso, EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO debe
adelantar el trámite correspondiente con el fin de establecer si hay indicios que lleven a eliminar el
reporte de información, tanto positiva como negativa. Si como resultado del trámite se determina
que no procede la eliminación de la información, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de
Industria y Comercio para que ésta se pronuncie.

XI. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S., solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos
personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que
justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a
los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S., tiene la obligación de conservar los datos personales GONZALEZ
REY ABOGADOS S.A.S., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante
lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento
de una obligación legal o contractual.
GONZALEZ REY ABOGADOS S.A.S., deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento,
conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a
la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
XII. VIGENCIA.

El presente manual empieza a regir en los términos de la Ley 1581 de 2012. La vigencia de las
bases de datos aquí mencionadas y de los correspondientes datos personales se mantendrá de
acuerdo con los términos contractuales o con los términos de ley sobre conservación de
documentos.